Cómo crear el ambiente adecuado para un seminario

El ambiente en el que desarrollemos nuestro seminario pueden ser cruciales en el éxito o fracaso del evento. Es por ello, que no sólo nos debemos fijar en que el lugar sea el adecuado para la cantidad de asistentes, sino que debemos velar por la comodidad en todo ámbito de la experiencia que vamos a ofrecer.

Al momento de escoger el salón idealmente debes buscar uno que esté aislado del bullicio de la ciudad, o de ruidos molestos que puedan interferir en la acústica de la sala, y así arruinar las ponencias que se presentarán. Para asegurarte de ello puedes visitar el lugar, o preguntar a la empresa que te ofrece el servicio cuan buena es la acústica.

En el caso de que vayas a usar amplificación o apoyo audiovisual. Debes realizar una prueba de sonido previa al comienzo del evento, para de esta manera evitar inconvenientes acústicos. Es importante asegurarse de que se escuche en un nivel prudente para no causar distracción, ni dejar sordos a los asistentes.

También tienes que corroborar que la luz sea la ideal, para que los asistentes tengan una buena visión, y que no interfiera con el material de apoyo visual que utilizarás, en el caso de proyecciones, o que la luz no se refleje en pantallas.

Es sumamente importante que el día del evento verifiques que todo esté en orden, tienes la responsabilidad de llegar temprano para asegurarte que los asientos estén en orden, y que todo esté funcionando correctamente desde la recepción de los asistentes, la preparación de los breaks

La puntualidad del conferencista influye en el ánimo de los asistentes. No tan sólo en ser prudente a la hora del comienzo, sino también a la hora de finalizar el seminario. Difícilmente las personas se molesten si terminas un par de minutos antes, pero si te excedes en el tiempo abusas de la disposición del público. Además ser impuntual denota una falta de preparación en tu presentación.


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